Chữ ký số là loại chữ ký mà cá nhân, tổ chức sử dụng trong môi trường thiết bị điện tử.

Chính xác thì chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử đã được mã hóa các dữ liệu, thông tin của cá nhân, tổ chức.

Thiết bị điện tử này có thể sử dụng để ký lên các văn bản, tài liệu trên mạng internet trong các giao dịch điện tử.

Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu.

Thông thường, một chữ ký số sẽ chứa những thông tin quan trọng của doanh nghiệp bao gồm:

• Thông tin về doanh nghiệp bao gồm: Tên công ty, mã số thuế…;
• Số seri của chứng thư số;
• Thời gian hiệu lực (thời hạn) của chứng thư số;
• Tên tổ chức chứng thực chữ ký số (VNPT-CA, EASY-CA, VIETTEL-CA…);
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số;
• Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Một số thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu khi nó có đầy đủ những thông tin trên.

Luật Giao dịch điện tử được Chính phủ ban hành vào ngày 29/11/2005 đã quy định về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thức chữ ký số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP.
Theo đó, khi tiến hành các giao dịch điện tử, người sử dụng là các cá nhân, tổ chức, cơ quan cần phải thực hiện chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Quá trình này bao gồm:

• Tạo chữ ký (chính là việc sử dụng khóa bí mật để ký số).
• Kiểm tra chữ ký (kiểm tra tính hợp lệ của khóa công khai)

Luật Giao dịch điện tử được Chính phủ ban hành vào ngày 29/11/2005 đã quy định về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thức chữ ký số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP.
Như đã đề cập ở trên, chữ ký số thường được sử dụng để ký xác nhận các giao dịch điện tử. Nó quan trọng bởi hiện nay toàn bộ quá trình kê khai, nộp thuế điện tử đều phải nộp trực tuyến. Đây cũng công dụng quan trọng nhất của chữ ký số với doanh nghiệp.
Mục đích các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số là để:

• Kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử.
• Kê khai thuế hải quan.
• Giao dịch điện tử với ngân hàng.
• Giao dịch chứng khoán điện tử.
• Cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính.
• Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.

Các giao dịch trên thực hiện với chữ ký số sẽ không phải in tờ kê khai, không cần dấu đỏ của công ty.

Như vậy với chức năng của chữ ký số, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng làm ăn trực tuyến và chỉ cần ký số vào file hợp đồng và gửi trực tuyến qua mail hay các phương tiện mạng xã hội khác.

Chữ ký số có thể đảm bảo tính an toàn về bảo mật và độ chính xác cao, dữ liệu toàn vẹn, cũng là bằng chứng thép chống lại việc chối bỏ trách nhiệm của các bên thông qua nội dung đã ký kết, giúp củng cố lòng tin cho các cơ quan doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch.

Bởi các tiện ích trên, chữ ký số đã giúp tiết kiệm thời gian thông qua cắt giảm việc phải đi lại để ký kết, giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức và các cơ quan nhà nước thuận lợi hơn, đảm bảo tính pháp lý, không cần in ấn hồ sơ, dễ dàng ký kết văn bản, hợp đồng tại bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào.

Cập nhật thông tin chữ ký số là khi doanh nghiệp có một số thay đổi nhất định nhưng không ảnh hưởng nhiều đến quá trình sử dụng chữ ký số. Trong những trường hợp dưới đây, doanh nghiệp chỉ cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin chữ ký số.

Doanh nghiệp đổi tên nhưng giữ nguyên mã số thuế cũ

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh

Bên cạnh những thay đổi yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật thông tin, trong một số trường hợp cụ thể dưới đây dù có sự thay đổi những doanh nghiệp không cần cập nhật thông tin chữ ký số. Những thay đổi này hoàn toàn không ảnh hưởng tới quá trình sử dụng chữ ký số.

Doanh nghiệp thay đổi giám đốc/ người đại diện

Thay đổi vốn điều lệ/ thay đổi ngành nghề kinh doanh

Như vậy, có thể thấy nếu doanh nghiệp thay đổi giám đốc sẽ không cần mua mới chữ ký số. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.

Có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến chữ ký số bị khoá. Tuy nhiên, theo thống kê có hai nguyên nhân phổ biến nhất liên quan tới việc chữ ký số bị khoá

1. Do khách hàng nhập sai mật khẩu quá nhiều lần

Khi sử dụng chữ ký số, người sử dụng sẽ phải nhập mật khẩu bí mật để thực hiện ký số. Vì một vài lý do, người dùng nhớ sai hoặc nhập sai mật khẩu nhiều lần, phần mềm chữ ký số sẽ khoá lại và ngăn không cho người dùng đăng nhập.
Đây là một trong những tính năng bảo mật do nhà cung cấp phát triển giúp chữ ký số giữ được tính an toàn khi giao dịch trực tuyến. Tuy nhiên, cũng vì tính năng này mà nhiều người dùng bị khoá và không thể thực hiện ký số.

2. Do chữ ký số đã hết hạn

Chữ ký số không phải phần mềm có thời hạn vĩnh viễn. Mỗi chữ ký số thường có thời hạn từ 1 đến 3 năm tuỳ nhà cung cấp. Thông thường, khi doanh nghiệp đăng ký gói thuê bao có thời gian dài như 2 hoặc 3 năm, doanh nghiệp sẽ ít để ý tới thời hạn chữ ký số. Do đó, khi chữ ký số hết hạn bất ngờ, doanh nghiệp mới bắt đầu đi gia hạn, gây gián đoạn công việc chung.

Đối với mỗi trường hợp bị khoá, doanh nghiệp làm theo hướng dẫn dưới đây để mở lại chữ ký số nhanh nhất.

1.Bị khoá do nhập sai mật khẩu nhiều lần

Doanh nghiệp chủ động liên hệ lại nhà cung cấp để yêu cầu cấp lại mật khẩu mới. Doanh nghiệp chú ý khi đặt mật khẩu nên tắt Capslock và kiểm tra xem máy tính Windows có đang ở chế độ gõ tiếng Anh hay không để đảm bảo mật khẩu hoàn toàn không có dấu tiếng Việt, tránh rắc rối sau này.

2.Bị khoá do chữ ký số hết hạn
Trường hợp này doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn chữ ký số. Doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành gia hạn thuê bao. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời hạn của chữ ký số để tránh gián đoạn công việc. Một mẹo nhỏ khi quý doanh nghiệp đăng ký chữ ký số là nên đăng ký thuê bao vào những ngày quan trọng như: ngày kỷ niệm đăng ký kinh doanh, ngày lễ, ngày đặc biệt trong năm,… để dễ ghi nhớ thời hạn của chữ ký số hơn.

TH 1: Doanh nghiệp mất USB chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập vào trang khai thuế

Bước 1: Liên hệ tổng đài hỗ trợ

Doanh nghiệp liên hệ lên tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cung cấp MST và thời gian sử dụng chữ ký số cho hỗ trợ viên. Nhà cung cấp sẽ cấp phát mới USB chữ ký số cho doanh nghiệp.

Bước 2: Cài đặt lại chữ ký số

Doanh nghiệp cài đặt chữ ký số và sử dụng như bình thường

TH2: Doanh nghiệp mất USB chữ ký số, mất pass đăng nhập vào trang khai thuế

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lấy lại mật khẩu của trang khai thuế trước khi đăng ký lấy chữ ký số. Cụ thể

Bước 1: Yêu cầu lấy lại mật khẩu

Doanh nghiệp làm hồ sơ lên chi cục thuế và yêu cầu cấp mới mật khẩu vào trang khai thuế

Bước 2: Liên hệ tổng đài hỗ trợ

Doanh nghiệp liên hệ với tổng đài nhà cung cấp để yêu cầu cấp mới USB chữ ký số.
Trong trường hợp doanh nghiệp không thuộc hai trường hợp trên. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất để được hỗ trợ.

Về mặt vật lý, USB chữ ký số cũng tương tự những chiếc USB bình thường. Do đó, trong quá trình sử dụng, USB có thể bị hư hại do yếu tố môi trường (nước, độ ẩm,…) hoặc do con người (rơi, va đập mạnh,…). Trong trường hợp doanh nghiệp làm hỏng USB chữ ký số, doanh nghiệp cần làm gì?

Bước 1: Liên hệ tổng đài hỗ trợ

Doanh nghiệp liên trực tiếp với tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp khai báo thông tin MST và tình trạng USB để được chuyên viên hỗ trợ kịp thời

Bước 2: Cài đặt lại chữ ký số mới

Sau khi cung cấp thông tin, nhà cung cấp sẽ cấp phát mới chữ ký số cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiến hành cài đặt và sử dụng như bình thường.

Hiện nay, hầu hết mọi người đều cho rằng doanh nghiệp chỉ được cấp phép một chữ ký số duy nhiên. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa đúng. Doanh nghiệp không bị giới hạn số lượng chữ ký số. Đăng ký và sử dụng bao nhiêu chữ ký số hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cho mỗi dịch vụ công một chữ ký số khác nhau. Ví dụ:

Kê thai thuế đăng ký chữ ký số A

Dịch vụ nộp thuế đăng ký chữ ký số B

Khai tờ BHXH đăng ký chứng thư số C

Kê khai Hải quan đăng ký chữ ký số D,…

Như vậy, một doanh nghiệp được phép đăng ký nhiều chữ ký số. Hiện chưa có quy định áp dụng về số lượng chữ ký số tối đa của doanh nghiệp.

Đối với các dịch vụ công trực tuyến, doanh nghiệp được cấp duy nhất 01 tài khoản. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp quên, mất mật khẩu dịch vụ nộp tờ khai thuế, khai BHXH, nộp thuế trực tuyến thì doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để lấy lại mật khẩu của tài khoản. Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số của tài khoản cũng có thể thao tác trực tuyến đơn giản.

Tuy nhiên, với tài khoản Hải quan, khi doanh nghiệp mất, quên mật khẩu hoặc hết hạn chữ ký số thì doanh nghiệp phải gửi yêu cầu bằng văn bản lên Hải quan quốc gia. Bộ văn bản này bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (photo có công chứng)
• CMND giám đốc (photo có công chứng)
• Công văn yêu cầu cập nhật thông tin và lấy lại tài khoản
• Doanh nghiệp chờ Hải quan xác nhận, phê duyệt sẽ lấy lại được tài khoản quản trị.

Chữ ký số là một thông tin định danh doanh nghiệp được mã hoá thông qua USB chữ ký số. Do đó, chữ ký này có giá trị tương tự với chữ ký tay hay các phương pháp định danh khác. Chữ ký số là BẮT BUỘC đối với doanh nghiệp trong việc thực hiện nhiều công tác giấy tờ quan trọng.

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số là phương tiện giúp doanh nghiệp:

Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế có ghi rõ các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua internet. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký tay và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp.

Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Chữ ký điện tử được định nghĩa là đoạn thông tin kèm theo dữ liệu có tác dụng xác định người chủ sở hữu dữ liệu đó.

Chữ ký số thuộc tập con của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra nhờ sự biến đổi trong hệ thống mã khoá. Khi ký bằng chữ ký số, có thể xác định được việc tạo ra chữ ký có đúng nhờ khoá bí mật và khóa công khai không; nội dung thông điệp dữ liệu khi ký có toàn vẹn hay không.

Theo quy định về Luật giao dịch điện tử và các Nghị định có liên quan tới chữ ký số, chữ ký điện tử, hai loại chữ ký này có nhiều điểm khác nhau mà người sử dụng cần phân biệt.

Tiêu chuẩn mã hoá

Chữ ký điện tử: Không sử dụng
Chữ ký số: Có sử dụng các tiêu chuẩn mã hoá phức tạp để xác minh danh tính người ký

Mục đích sử dụng

Chữ ký điện tử: Xác minh tài liệu
Chữ ký số: Bảo mật tài liệu

Tính bảo mật

Chữ ký điện tử: Bảo mật kém, dễ bị làm giả
Chữ ký số: Bảo mật cao, khó bị sao chép, thay đổi, làm giả

Quy trình xác nhận

Chữ ký điện tử: Quy trình xác nhận không cụ thể
Chữ ký số: Được xác nhận bởi cơ quan, nhà cung cấp có chứng nhận tin cậy.

Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý khi:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cung cấp:

+ Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

+ Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực ký số chuyên dùng Chính phủ.

+ Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

+ Tổ chức cung cấp/bán dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

• Khóa bí mật chỉ thuộc sử kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Người mua cần tìm hiểu kỹ xem chữ ký số có đảm bảo an toàn hay không để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của chữ ký số.

Theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ hướng dẫn doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước ký số trên văn bản điện tử một cách chính xác nhất theo những tiêu chuẩn về:

• Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số: Vị trí trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png); Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
• Vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy
• Quy trình ký số trên văn bản điện tử: Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
• Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

Để đảm bảo thao tác ký được đồng nhất, chuẩn xác theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp nên áp dụng các quy định được hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 01 này.